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Procédure et formalités d'embauche d'un salarié du secteur privé

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Avant l'embauche d'un salarié, quelles que soient la nature et la durée du contrat, l'employeur doit respecter différentes formalités dont la déclaration préalable à l'embauche (DPAE). Comment déclarer un salarié et quelles informations lui communiquer ? Nous faisons un point sur la réglementation.

Rédiger une offre d'emploi, si nécessaire

Le contenu d'une offre d'emploi doit respecter certaines règles. Elle doit être rédigée en français (sauf exceptions) et être datée. L'annonce ne doit pas mentionner de critères discriminatoires sous peine de poursuites.

Les motifs de discrimination concernant l'offre d'emploi s'appliquent également lors des entretiens.

France Travail (anciennement Pôle emploi) propose des outils d'aides au recrutement :

L'employeur n'a pas l'obligation d'informer France Travail (anciennement Pôle emploi) des offres de recrutement. Il peut utiliser d'autres sources, par exemple : annonces dans la presse, réseaux sociaux professionnels, supports en ligne, cabinets de recrutement, agences de travail temporaire, salons ou forums.

Prendre en compte la nationalité du salarié recruté

L'employeur qui souhaite embaucher un salarié étranger doit vérifier que l'étranger détient un titre lui permettant d'exercer une activité salariée.

Déclarer l'embauche du salarié

Déclaration préalable à l'embauche (DPAE)

Lors de l'embauche d'un salarié, l'employeur doit le déclarer. Cette déclaration est appelée déclaration préalable à l'embauche (DPAE).

À noter

L'employeur n'a pas à effectuer de DPAE lors de la signature d'une convention de stage.

Quels sont les renseignements obligatoires figurant dans la DPAE ?

La DPAE doit comprendre les mentions suivantes :

  • Dénomination sociale de l'entreprise (ou nom et prénoms de l'employeur) et adresse de l'établissement

  • Code APE de l'entreprise

  • Numéro de Siret de l'établissement (ou le numéro de liasse délivré par le centre de formalités des entreprises, si l'immatriculation est en cours)

  • Coordonnées du service de santé au travail dont l'employeur dépend

  • Nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, numéro de Sécurité sociale du salarié (s'il est déjà immatriculé)

  • Date et heure d'embauche prévisibles

  • Nature, durée du contrat et de la période d'essai pour les CDI et les CDD supérieurs à 6 mois.

À quoi sert la DPAE ?

La DPAE permet à l'employeur d'accomplir les déclarations et demandes suivantes :

  • Immatriculation de l'employeur au régime général de la sécurité sociale ou à la sécurité sociale agricole ( MSA ) pour les salariés agricoles

  • Immatriculation du salarié à la caisse primaire d'assurance maladie ou de la MSA pour les salariés agricoles

  • Affiliation de l'employeur au régime d'assurance chômage

  • Demande de visite d'information et de prévention à un service de prévention et santé au travail

  • Demande d’affiliation auprès des institutions de retraites.

Quand transmettre la DPAE ?

La déclaration doit être transmise à l’organisme de sécurité sociale ( Urssaf , MSA ) compétente avant la prise de fonction ou le début de la période d’essai, au plus tôt dans les 8 jours précédant la date de l’embauche .

Comment transmettre la DPAE ?

La démarche varie selon que le salarié dépend du régime général ou du régime agricole .

À noter

Les employeurs qui emploient occasionnellement un ou plusieurs intermittents du spectacle les déclarent au guichet unique du spectacle occasionnel (Guso) .

La déclaration par voie électronique est obligatoire pour les entreprises qui ont adressé plus de 50 déclarations d'embauche au cours de l'année civile précédente .

Pour les autres entreprises , la déclaration sur internet est à privilégier .

L’employeur déclare le salarié :

  • Soit sur le site internet Net-Entreprise

Services en ligne et formulaires

  • Soit sur le site internet de l’ Urssaf , lorsqu’il embauche un salarié pour la 1re fois. Cette démarche lui permet de créer son compte.

Services en ligne et formulaires

À noter

Pour les employeurs qui ne sont pas obligés d’utiliser la voie dématérialisée, ils peuvent remplir une déclaration papier au moyen d’un formulaire disponible auprès de l’ Urssaf .

Ce formulaire est à envoyer à l’Urssaf, par courrier RAR le dernier jour ouvrable précédant l’embauche.

Lorsque l'employeur utilise un dispositif qui simplifie les formalités liées à l'emploi de salariés (titre ou chèque emploi simplifié), la déclaration préalable est intégrée dans ce dispositif.

L'employeur peut utiliser le TESE , le Cesu , le CEA ou le titre firmes étrangères (TFE).

Services en ligne et formulaires

Services en ligne et formulaires

Services en ligne et formulaires

Services en ligne et formulaires

  • Titre firmes étrangères (TFE)
    Urssaf

    Permet aux entreprises de moins de 20 salariés sans établissement en France de s'immatriculer auprès de l'Urssaf pour l'emploi de l'ensemble de leurs salariés en France, d'accomplir les formalités liées à l'embauche (déclaration préalable à l'embauche - DPAE - et contrat de travail) et d'effectuer les déclarations sociales permettant le paiement des cotisations set contributions sociales.

    Service gratuit après inscription préalable et création d'un compte personnel en ligne.

La déclaration par voie électronique est obligatoire pour les entreprises qui ont adressé plus de 50 déclarations d'embauche au cours de l'année civile précédente .

Pour les autres entreprises , la déclaration sur internet est à privilégier .

L’employeur déclare le salarié :

  • Soit sur le site internet Net-Entreprise

Services en ligne et formulaires

  • Soit sur le site internet de la MSA

Services en ligne et formulaires

À noter

Pour les employeurs qui ne sont pas obligés d’utiliser la voie dématérialisée, ils peuvent remplir une déclaration papier au moyen d’un formulaire disponible auprès de la MSA .

Le formulaire peut être télécharger sur le site internet de la MSA.

Ce formulaire est à envoyer à la MSA, par courrier RAR le dernier jour ouvrable précédant l’embauche.

Lorsque l’employeur utilise les services du TESA (Tesa + ou Tesa simplifié), la déclaration préalable à l’embauche est intégrée dans le dispositif.

Services en ligne et formulaires

  • Titre emploi simplifié agricole (TESA+)
    Caisse centrale de la mutualité sociale agricole (MSA)

    Pour pouvoir procéder à une déclaration avec le Tesa+, une adhésion au service est nécessaire.

    La MSA met à disposition un mode d’emploi pour l’utilisation de ce service.

Quel document l’employeur doit-il remettre au salarié pour attester de la déclaration ?

Une copie de la DPAE ou de l'accusé de réception doit être remise au salarié.

Cette obligation est considérée comme remplie si le salarié a un contrat de travail écrit , mentionnant l'organisme destinataire de la déclaration.

Quelles sont les sanctions en l’absence de déclaration ?

Si l'employeur ne fait pas de DPAE , il s'expose à différentes sanctions :

  • Sanction civile : régularisation par l'Urssaf des cotisations de Sécurité sociale non payées du fait de l'absence de déclaration

  • Sanction administrative : pénalité de 1 305 € par salarié concerné

  • Sanction pénale suivantes :

    • Absence non intentionnelle de DPAE est une contravention de 5 e classe punie par une amende de 1 500 €

    • Absence intentionnelle de DPAE est un délit de travail dissimulé par dissimulation d'emploi salarié.

En cas de dissimulation d'emploi salarié, l'employeur peut être condamné par le tribunal correctionnel. Dans ce cas, la peine cumulative est de :

  • 45 000 € d'amende et 3 ans d'emprisonnement pour une personne physique

  • 225 000 € d'amende et un placement sous surveillance judiciaire pour une personne morale .

Autre déclaration préalable

En plus de la DPAE , l'employeur doit faire une déclaration préalable des personnes recrutées, par lettre recommandée, adressée à l'inspection du travail :

  • Lors d'une nouvelle embauche dans un établissement qui a cessé d'employer du personnel pendant 6 mois au moins

  • Lors de la déclaration de modification de l'entreprise (changement d'exploitant, d'industrie ou de commerce, ou transfert géographique).

Le récépissé de la lettre recommandée doit être présenté par l'employeur sur demande de l'inspection du travail à la 1 re visite de celle-ci.

Informer le salarié sur la relation de travail

L'employeur doit :

L'employeur doit remettre au salarié un ou plusieurs documents écrits contenant les informations principales concernant la relation de travail.

Le délai de communication, exprimé en jour ou mois calendaire , varie suivant les informations.

Informations remises au salarié au plus tard le 7e jour calendaire après l’embauche

Les informations qui doivent être remises au salarié dans les 7 jours calendaires , sont les suivantes :

  • Identité des parties à la relation de travail

  • Lieu (ou les lieux) de travail et, si elle est différente, adresse de l'employeur

  • Intitulé du poste, fonctions, catégorie socioprofessionnelle ou catégorie d'emploi

  • Date d'embauche

  • Pour un CDD , date de fin du contrat ou durée prévue de celui-ci

  • Durée et conditions de la période d'essai si elle existe

  • Éléments de rémunération indiqués séparément (y compris les majorations pour les heures supplémentaires) ainsi que la périodicité et les procédures de paiement de cette rémunération

  • Durée de travail quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou son mode d'aménagement du temps de travail lorsqu’il existe

  • Conditions dans lesquelles le salarié peut être amené à effectuer des heures supplémentaires ou complémentaires.

Informations remises au salarié au plus tard 1 mois calendaire après l’embauche

Les informations qui doivent être remises au salarié au plus tard 1 mois calendaire après son embauche sont les suivantes :

  • Droit à la formation assuré par l'employeur dans le cadre du plan de formation

  • Durée du congé payé auquel le salarié a droit, ou mode de calcul de cette durée

  • Procédure à observer par l'employeur et le salarié en cas de rupture du contrat de travail

  • Conventions et accords collectifs applicables au salarié dans l'entreprise

  • Régimes obligatoires auxquels est affilié le salarié

  • Mention des contrats de prévoyance et de frais de santé dont les salariés bénéficient collectivement, ainsi que les conditions d'ancienneté pour bénéficier de ces contrats.

En cas de modification de ces informations, l'employeur doit informer le salarié dans les plus brefs délais, et au plus tard à la date de la prise d'effet.

L’employeur n’a pas l’obligation d’informer le salarié lorsqu’un changement provient de la loi ou de la convention collective .

À noter

Lorsque le salarié est un intérimaire , en plus des autres informations, l'employeur précise l'identité de l'entreprise utilisatrice, lorsqu'elle est connue et aussitôt qu'elle l'est.

Inscrire le salarié sur le registre unique du personnel

Le salarié nouvellement embauché doit être inscrit sur le registre unique du personnel.

La tenue de ce registre est obligatoire dès le 1 er salarié embauché (ou dès l'arrivée d'un stagiaire).

Affilier auprès des organismes de retraite complémentaire

L'employeur a l'obligation d'affilier ses salariés aux institutions des retraites complémentaires ( Agirc-Arrco notamment).

L’affiliation s'effectue par la transmission unique et dématérialisée de la déclaration sociale nominative (DSN) à l'ensemble des organismes qui gèrent la protection sociale des salariés.

Organiser les examens médicaux d'embauche

L'employeur doit organiser une visite d'information et de prévention ou un examen médical d'aptitude à l'embauche .

L'employeur qui ne respecte pas l'organisation des examens médicaux encourt les sanctions suivantes :

  • Amende de 1 500 €

  • Peine de prison de 4 mois et amende de 3 750 € en cas de récidive.

Textes de référence

Services en ligne et formulaires

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